Control administrativo de una empresa

Video explicativo: ¿Qué es el control administrativo y cuáles son sus principales fases?

¿Qué es el control administrativo?

El concepto de control empresarial es muy general y puedes verlo definido de muchas formas diferentes sin embargo al final todas más o menos dicen lo mismo.

  • Para Henry Fayol: el control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. 
  • Para Robert B. Buchele: el control en la empresa consiste en el proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas que sean necesarias.

Estas dos definiciones que os acabo de comentar son de las más aceptadas por lo que puedes quedarte con la que más te guste.

Tipos de control administrativo

Existen 3 tipos de controles administrativos:

  • Control preventivo: este se lleva a cabo antes de realizar alguna acción. Su función es garantizar que el proyecto se ejecute sin correr ningún tipo de riesgo. En este control se debe verificar la disponibilidad de todos los recursos necesarios, teniendo en consideración los gastos que deberán asumirse.
  • Control concurrente: este control se realiza durante los procesos. Su función es asegurarse de que todos los procesos se lleven a cabo de manera óptima, supervisando las distintas fases y garantizando de que no se comprometa la calidad o la seguridad tanto de las máquinas como de los trabajadores.
  • Control de retroalimentación: este control se efectúa una vez finalizado el proceso o actividad. Su objetivo consiste en recabar información acerca del desempeño del proceso para así implementar posibles mejoras al proceso productivo.

Vemos que el control está presente en todas las fases del proceso productivo, es decir, existe control tanto antes como durante y después del proceso productivo de la empresa.

Etapas del control administrativo

Nos encontramos principalmente con cuatro etapas:

1 – Determinar estándares y objetivos

En este primer paso se debe establecer el objetivo de la medición, determinando cuáles son los valores que se esperan obtener al realizar la evaluación del proceso. A partir de ellos se sabrá si la empresa ha logrado los objetivos o no.

Estos objetivos pueden ser de muy diversa índole como por ejemplo llegar a un determinado volumen de producción, controlar la calidad de la producción, no sobrepasar unos determinados costes en la fabricación del producto, etc.

2 – Medición de los resultados reales de la compañía

Para evaluar los resultados obtenidos por la empresa existen una gran variedad de procedimientos como pueden ser reuniones, informes, análisis contables. La efectividad del control se reducirá en el caso de que la información no llegue a tiempo o no sea posible compararla con los estándares que hemos fijado en la primera fase

3 – Comparación de los resultados con los estándares establecidos

Una vez que se tiene la medición, es posible comparar los valores con los estándares o mediciones anteriores, para determinar si el trabajo se está realizando de forma correcta o no.

4 – Retroalimentación y toma de decisiones

Según el resultado al comparar los valores, se podrán hacer ajustes en los procesos. Hablaremos de una desviación cuando los resultados difieran significativamente de lo planeado en cuyo caso tendremos que realizar una acción correctiva para solucionar el problema. 

Al fin y al cabo el objetivo de este control administrativo es el de corregir las debilidades y asegurarse de mantener las fortalezas.

Importancia del control en la empresa

La función de control es muy importante en la compañía ya que permite a la empresa detectar errores que se están produciendo en el proceso productivo pero también y esto es clave detecta errores futuros ya que la función de control también se aplica sobre la planificación de la empresa.

Además, de estas dos funciones claves, el control se emplea, entre otras, para:

  • Enfrentar el cambio. Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. La función de control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades que se producen con el paso del tiempo, ya que les ayuda a detectar los cambios que están afectando a los productos y los servicios de sus organizaciones.
  • Producir ciclos más rápidos. Durante el proceso productivo de la empresa pueden existir errores que ralentizan el proceso de fabricación o de venta de los productos o servicios que vende la compañía. Al detectar estos fallos, los tiempos de la empresa son más rápidos lo que se traduce en una ventaja competitiva frente a sus competidores.
  • Agregar valor. el principal objetivo de una organización debería ser “agregar valor” a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Este valor agregado puede adoptar la forma de una calidad por encima de la media, la cual solo puede ser conseguida a través de procedimientos de control de la calidad.
  • Facilitar la delegación y el trabajo en equipo. El control administrativo permite al ejecutivo controlar el avance de sus empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

Ámbitos de control en la empresa

El control actúa en todos los ámbitos, áreas y niveles de la empresa. Prácticamente todas las actividades se encuentran bajo alguna forma de control. 

En el área de producción por ejemplo, los principales controles existentes son:

  • Control de calidad. Sirve para corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o servicios.
  • Control de costes para verificar continuamente los costes de producción, ya sea de materia prima o de mano de obra.
  • Control de los tiempos de producción, para eliminar así posibles desperdicios de tiempo o esperas innecesarias durante las jornadas de trabajo.
  • Control de inventarios de materias primas, herramientas, productos, entre otros para evitar quedarnos sin materiales.

Si nos situamos en el área comercial nos encontramos con dos tipos de controles principales:

  • Control de ventas. Se controla el volumen diario, semanal, mensual y anual de las ventas de la empresa por cliente, región, producto o servicio, con el fin de detectar fallos en relación con las previsiones.
  • Control de costes. Para verificar continuamente los costes de ventas, así como las comisiones de los vendedores, los costes de propaganda, etc.

Si nos vamos al área de recursos humanos nos encontramos con tres controles principales: 

  • Controles de asistencia y retrasos. Este tipo de control verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos médicos, y las no justificadas.
  • Control de vacaciones. Gracias a este control podemos saber cuando un trabajador coge vacaciones y por cuántos días.
  • Control de salarios que verifica que se estén otorgando de forma correcta los salarios, sus reajustes o posibles correcciones, entre otras cosas.

Para finalizar en el área financiera nos encontramos dos controles principales:

  • Control presupuestario: El control presupuestal es el control de los gastos financieros por departamento. De esta forma estaremos atentos ante posibles desvíos en los gastos.
  • Control de costes. Se lleva a cabo un control global de los costes incurridos por la empresa ya sean gastos de producción, de ventas, administrativos o financieros como los intereses y amortizaciones.

Conclusiones del control empresarial

El control empresarial es una función administrativa, que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

La aplicación del control en las empresas busca atender dos finalidades principales:

  • Corregir fallas o errores existentes
  • Prevenir nuevas fallas o errores de los procesos.

Para que el control en la empresa sea efectivo debe aplicarse todo el tiempo, es decir, antes de los procesos (control preventivo), durante el proceso (control concurrente) y después del proceso (control de retroalimentación). Además de aplicarse durante todo el tiempo también debe ejercerse en todas las áreas de la empresa

Y por último, mediante la aplicación del control en la empresa es posible, entre otras:

  • Determinar y analizar las causas que originan las desviaciones para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
  • Localizar responsables y establecer medidas correctivas.
  • Reducir costos y ahorrar tiempo al evitar errores.
  • Y mejorar la productividad de todos los recursos de la empresa.

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