Organización formal e informal

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL DE UNA EMPRESA

Video explicativo: ¿Qué es la organización formal e informal de la empresa y que diferencias hay entre ellas?

ORGANIZACIÓN FORMAL

¿Qué es la organización formal?

La organización formal es la organización oficial de la empresa en la que se establece un conjunto de normas, estructuras y procedimientos que permiten ordenar las actividades propias de la empresa.

Estas normas, procedimientos y estructuras elaboradas por la dirección de una empresa se colocan por escrito y se comunican a todos los trabajadores, los cuales por norma general, deben seguirlas de forma estricta. Esta comunicación se realiza a través de canales de comunicación oficiales como pueden ser los organigramas, manuales de organización, boletines, etc.

La organización formal es totalmente necesaria ya que gracias a ella cada componente del equipo conoce sus funciones y su posición jerárquica dentro de la organización, lo que es indispensable para utilizar adecuadamente los recursos de la empresa.

Características de la organización formal

  • Conjunto de reglas y procedimientos bien definidos. Estas reglas y procedimientos junto con las estrategias son diseñadas previamente por la dirección con el fin de obtener las metas a corto y largo plazo de la empresa.
  • Status simbólico. La estructura entrega un determinado estatus a los miembros de acuerdo a su posición y poder relativo. Esto hace que la organización formal se fundamenta en relaciones de autoridad de unos miembros sobre otros en función del estatus simbólico que la estructura entrega a cada miembro.
  • Actividades definidas. La organización define las actividades propias de cada trabajador. Se establecen tanto las obligaciones como los límites de cada miembro de la organización.
  • Los reconocimientos y ascensos están ligados a los méritos del trabajador, no a la amistad que se pueda tener con un superior.

Beneficios y desventajas de la organización formal

Destacamos 5 beneficios principales:

  • Se definen claramente los objetivos de la organización y las relaciones de responsabilidad y autoridad entre los miembros de la organización.
  • Existe una clara división entre el trabajo y las relaciones interpersonales de cada persona.
  • Las promociones internas están claramente definidas: todos los trabajadores saben lo que tienen que hacer dentro de la empresa si quieren progresar internamente.
  • La tasa de rotación del personal y de ausentismo es reducida debido a la claridad de los objetivos, políticas y estrategias.
  • Evita la duplicidad de actividades: como cada miembro y departamento sabe lo que tiene que hacer no va a haber dos personas o dos departamentos realizando, innecesariamente, la misma actividad.

Destacamos 2 desventajas principales:

  • Pérdida de iniciativa de la gente: el trabajador debe guiarse en todo momento por las normas y procedimientos que han sido planificados por la dirección no pudiendo por norma general, sobrepasar esos límites ni actuar de forma diferente a como aparece documentado en la organización formal.
  • A la hora de elaborar la organización formal, puede ser difícil identificar y establecer la responsabilidad de cada individuo. Además se puede generar cierta confusión y conflictos si no se respeta el principio de unidad de mando.

Ejemplos de organización formal

Una empresa modelo, tal como Coca-Cola, comprende un modelo de organización formal, ya que implementa la departamentalización y posee diferentes jerarquías. Esta organización formal se puede observar a través de su organigrama, el cual lo podemos encontrar en su página web.

Ahora bien, junto a la organización formal, los trabajadores con el paso del tiempo, van a ir desarrollando sus propias relaciones informales, dando lugar a la organización informal de la empresa.

ORGANIZACIÓN INFORMAL

¿Qué es la organización informal?

La organización informal de la empresa es la organización que surge de forma espontánea y natural a partir de las interacciones y relaciones sociales que establecen entre sí las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

Es decir, surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.

Consecuencia de esta organización informal va a ser la aparición de grupos sociales diferentes en los que se integren los trabajadores, normalmente en condiciones de igualdad, así como manifestaciones de liderazgo natural, de determinados individuos que se hagan valer en este sentido.

Características de la organización informal

  • Relaciones sociales. Entre los miembros de una organización surgen de forma espontánea relaciones de amistad o antagonismo. Estas relaciones se basan en las características de la personalidad de los individuos y son difícilmente modificables.
  • Status. Se asigna un cierto status o posición a los individuos de acuerdo al papel que adquieren en su grupo.
  • Colaboración espontánea. Las personas que logran afinidad o tienen intereses comunes colaboran de manera espontánea.
  • Posee una estructura que no ha sido planificada con anterioridad.

Beneficios y desventajas de la organización informal

Entre los principales beneficios que posee la organización informal, destacamos:

  • Facilita la cooperación interdepartamental lo que se traduce en un flujo más rápido de información.
  • Fomenta la amistad y el compañerismo dentro de las organizaciones, lo cual se refleja directamente en la producción.
  • Facilita la circulación de información excluida en la organización formal, la cual suele centrarse solamente en datos cuantitativos y objetivos.
  • La comunicación entre los directivos de la empresa y los empleados es más fluida y bidireccional.

Dentro de los aspectos negativos de este tipo de organización, destacamos:

  • Las personas pueden desvelar información confidencial de la empresa. A través de estas relaciones informales, los trabajadores pueden revelar datos de cierta importancia a terceras personas ajenas a la organización o a empleados que por su cargo en la compañía no deberían conocer dicha información.
  • Al crear y aplicar sus propias normas informales, pueden desviarse de los objetivos principales de la empresa.
  • Se puede crear un mal ambiente si se transmiten rumores o se difunden mentiras entre los trabajadores.

Ejemplos de organización informal

Un partido de fútbol sala entre amigos sería un claro ejemplo de organización informal, ya que no se establecen normas o procedimientos estrictos y por ejemplo si algún jugador de campo se cansa puede cambiarse con el portero sin que pase nada o se puede parar el partido en cualquier momento si es necesario.

También los grupos de amistad que se generan entre los compañeros de clase son un claro ejemplo de organizaciones informales. En estos grupos siempre suele haber alguna persona que lidera e influye a sus compañeros.

Diferencias entre organización formal e informal

Las diferencias entre la organización formal e informal son evidentes, sin embargo para finalizar este capítulo vamos a verlas en detalle para que así no se nos escape ninguna:

  • La organización informal es espontánea y la formal es impuesta por la empresa.
  • En la relación informal los grupos son amistosos mientras que en la formal, dichos grupos son los departamentos creados por los directivos.
  • La organización formal tiene unos líderes claros y definidos, donde cada trabajador tiene su rol asignado mientras que en la organización informal nos encontramos con líderes informales y con pequeños grupos de trabajadores que se han formado de forma natural estando todos ellos al mismo nivel de jerarquía y autoridad.
  • La organización formal va ligada a los intereses de la empresa sin embargo la informal no tiene por qué, es decir puede tener intereses diferentes a los de la compañía.
  • En una organización formal el líder será el directivo de la empresa, mientras que en la organización informal esto no tiene por que darse ya que los líderes surgen de forma natural y espontánea.
  • La comunicación en la organización formal es escrita y definida claramente por la empresa, sin embargo la comunicación en una organización informal no tiene cauces establecidos y normalmente se basa en contactos y rumores.
  • En la organización informal los individuos se mueven a partir de sus creencias y los valores del grupo, algo imposible en una organización formal donde cada persona actúa a partir de la función o el rol que le han asignado.

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