Principios organizativos de una empresa

Video explicativo: Los 12 principios de organización empresarial

¿Qué es la organización empresarial?

Se puede definir la organización como una entidad formada por miembros y recursos que se dirigen a la consecución de un objetivo.

En el mundo de la empresa, el objetivo principal es prácticamente el mismo: obtener beneficios para los propietarios de la compañía. Para conseguir esto, es necesario una buena gestión organizativa entendida esta como el proceso de estructurar, planificar y distribuir las tareas que se van a desarrollar entre los trabajadores con los que contamos, con la intención de obtener los objetivos previstos de la forma más eficaz posible

Para ello, la empresa cuenta con una serie de principios organizativos que dependiendo de la estructura de la compañía le van a permitir incrementar su eficiencia organizativa.

12 son los principales principios de organización:

1. Principio de orientación al objetivo

Todas las actividades y tareas de una compañía deben girar en torno a un objetivo común, el cual establece la misión o propósito que impulsa la empresa.

Eso sí, es fundamental que la meta propuesta sea de carácter general, para que así el objetivo que tiene que alcanzar la empresa sea común para todos los departamentos de la organización. Si no se tiene una meta común, es muy probable que cada departamento establezca sus propios objetivos, los cuáles podrían resultar contradictorios y afectar el buen desempeño de la compañía.

2. Principio de especialización

Los trabajadores deben especializarse en desempeñar una sola labor, aprovechando la ventaja o habilidad superior que posee cada empleado. Este proceso puede aumentar enormemente la productividad de la empresa.

Si una persona realiza una tarea específica siempre, con el tiempo va a ir desarrollando destrezas y habilidades, que le permitirán aumentar su productividad ya que producirá lo mismo en menos tiempo o al revés producirá más en el mismo tiempo.

3. Principio de jerarquía

Naturalmente, la jerarquía consiste en establecer un centro de autoridad de donde surge el proceso de comunicación sobre las disposiciones generales que se deben seguir para la consecución de los objetivos.

En efecto, esta cadena de mando permite lograr un mejor control tanto de las tareas que se tienen que realizar como de los resultados obtenidos. Además también permite que los principios de autoridad y responsabilidad se manejen de manera adecuada.

4. Principio de responsabilidad y autoridad

Sin duda, debe existir una correlación entre la autoridad y la responsabilidad, porque muchas veces para cumplir con ciertas responsabilidades se requiere tener cierto grado de autoridad. Además, la responsabilidad dependerá de la posición y el rol que desempeñe cada persona dentro de la empresa.

Por supuesto, aunque dentro de una organización la autoridad se puede delegar, nunca se podrá delegar las responsabilidades ya que estas recaen sobre el trabajador a quien se le ha confiado la tarea y una vez asignada una tarea a un empleado, este la tiene que realizar.

5. Principio de unidad de mando

Cuando una organización establece el principio de unidad de mando, cada persona debe responder ante un solo jefe. Si un trabajador está bajo el control de más de una persona, existe un riesgo de confusión y conflicto ya que puede recibir órdenes contradictorias de diferentes superiores. Aunque es algo lógico, recordar que el principio de unidad de mando se debe llevar a cabo desde arriba hacia abajo para que la organización sea sólida y clara

6. Principio de difusión

Desde luego, al realizar una correcta difusión de las obligaciones y responsabilidades que le corresponden a cada puesto, se logra maximizar las ventajas y el uso de los recursos de la empresa. En el proceso de difusión participan todos los miembros de la organización, empezando con los altos mandos y terminando con los niveles más bajos de autoridad, es decir, con los trabajadores base.

Es recomendable que el proceso de difusión se realice de forma escrita, porque esto facilita tanto la verificación como el control de los procedimientos y de las actividades.

7. Principio de extensión del control

Evidentemente, este principio permite limitar el número de subordinados que puede revisar un supervisor. Lo recomendable es que un jefe o supervisor tenga a cargo como máximo a cinco o seis empleados siempre y cuando el trabajo a supervisar sea de la misma naturaleza. De esta forma podrá darse un control eficiente de las tareas.

Por el contrario, si el alcance del control es desproporcionado, afectará a la eficiencia de los trabajadores debido a la lenta comunicación con los supervisores.

8. Principio de coordinación

De cualquier manera, la coordinación se establece con el propósito de lograr mantener el equilibrio dentro de la organización. En ausencia de coordinación, existe la posibilidad de que los distintos departamentos establezcan objetivos diferentes. Esto provoca que el objetivo final de la empresa sólo puede alcanzarse si se realiza una coordinación adecuada de las diferentes actividades y departamentos.

9. Principio de continuidad

Se debe pensar en la permanencia de la empresa en el largo plazo. Para ello la organización debe ser dinámica y no estática ya que cada cierto tiempo se van produciendo cambios tanto en el entorno como en el interior de la empresa por lo que es necesario que la empresa realice cambios para ir ajustándose a las nuevas condiciones.

Además es recomendable que todos los procesos queden documentados, para así no depender de ninguna persona y se logre siempre la continuidad independientemente del trabajador que ejecute las tareas-

10. Principio de flexibilidad

Tras establecerse la estructura organizacional, se debe considerar que todo cambia para una empresa, cambian los métodos de producción, de comercialización, etc.. Por ello, la empresa debe estar sujeta a los cambios y realizar los ajustes necesarios.

Como consecuencia, una organización siempre estará afectada por los cambios, por ello tiene que ser dinámica y ser suficientemente flexible para no afectar su desempeño.

11. Principio de eficiencia

La organización debe ser capaz de alcanzar los objetivos de la empresa con un coste mínimo. Los estándares de costes e ingresos están predeterminados y el rendimiento debe ser acorde con estos objetivos. La organización también debe permitir la consecución de la satisfacción laboral de los distintos empleados.

12. Principio de comunicación

Igualmente, el proceso de comunicación se debe dar de manera fluida y constante, para que circule en todos los niveles y en ambos sentidos. Es decir, de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba.

Deben comunicarse en ambas direcciones las políticas de la empresa, las quejas y sugerencias de los clientes, los programas empresariales y cualquier tipo de información que sea necesario que todos los trabajadores la conozcan.

Principios fundamentales según la estructura organizativa de la empresa

Dependiendo de la estructura organizativa de la empresa, de forma natural no todos los principios son igual de importantes, por lo que estos se suelen agrupar en dos categorías: principios básicos y secundarios.

Si la empresa cuenta con una estructura vertical es decir una pirámide en la cual los subordinados responden ante un solo jefe y así hasta llegar al jefe principal de la compañía, los principios básicos que regirán esta organización serán el de autoridad y el de jerarquía.

Dentro de los principios secundarios que se pueden dar serán el de control y el de unidad de mando.

Si la empresa cuenta con una estructura horizontal es decir, cuenta con una estructura en la que se han eliminado la mayoría de los mandos medios y sus funciones, lo que provoca que la alta dirección esté en contacto directo con los trabajadores, los principios básicos que regirán esta organización serán el principio de especialización y el de división del trabajo. Este último consiste en descomponer una tarea compleja en varias simples con el fin de reducir los esfuerzos y poder completarla en menos tiempo o producir más cantidad en el mismo tiempo.

Dentro de sus principios secundarios podemos encontrarnos con el de coordinación y el de departamentalización el cual se basa en la agrupación de las tareas en diferentes áreas o departamentos en función de diversos criterios como puede ser geográfico o funcional.

Si la empresa cuenta con una diseño organizativo de equilibrio en el que se intenta un punto medio entre los desarrollos verticales y horizontales de una empresa, los principios básicos que regirán serán el de motivación y participación.

Dentro de los principios secundarios nos encontraremos con el de comunicación y difusión.