Libro diario y libro mayor
Video explicativo: ¿Qué es el libro diario y el libro mayor y cuál de los dos es obligatorio?
Recomiendo encarecidamente ver el video para explicar mejor el concepto.
El código de comercio obliga a las empresas a llevar a cabo una contabilidad ordenada que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.
Para ello, las empresas tendrán que realizar unas cuentas anuales y unos libros de contabilidad donde apuntan todas las operaciones que realicen. Estos libros de contabilidad son el libro diario y el libro mayor.
1. Libro diario
En el libro diario es dónde se anotan por orden cronológico todas las operaciones que la empresa realiza a lo largo de un ejercicio, se trata por tanto de un libro que recoge la historia económica de la empresa de forma cronológica. Este libro contable es obligatorio por ley y tiene que ser presentado en el registro mercantil.
En este libro diario, cada operación contable origina un apunte que denominamos asiento y que se caracteriza porque tiene una doble entrada es decir, en la parte de la izquierda que llamamos «Debe» se recoge el destino que se le da a los recursos, y en la parte de la derecha a la que llamamos «Haber» se recoge el origen de esos recursos.
Asientos del libro diario
Para que se pueda entender mejor, vayamos con la práctica y veamos cómo se registran en el libro diario las siguientes operaciones:
- Ingresamos 300 euros que teníamos en efectivo en una cuenta bancaria el día 3 de enero
En este caso el dinero va a bancos desde dinero en efectivo que es caja. Por lo que en el debe que recoge el destino colocamos bancos por valor de 300 euros y en el haber que es el origen de esos fondos colocamos caja por el mismo valor de 300 euros.
En el caso de que nos den la fecha como ha pasado en este ejemplo, la colocamos al principio del asiento contable.
- Compra de existencias por importe de 1.000 euros que se pagan a través de dinero en efectivo el día 5 de enero
En este caso ponemos la fecha y en el debe colocamos las existencias por valor de 1.000 euros y en el haber colocamos caja por valor de 1.000 euros, ya que el destino de esos 1.000 euros son la compra de existencias y el origen es el dinero en efectivo.
- Adquirimos un terreno por 10.000 euros y pagamos a través de una transferencia bancaria el día 10 de enero
En este caso el dinero que sale del banco lo utilizamos en la compra de un terreno. Por tanto, en el debe colocamos terrenos por valor de 10.000 euros y en el haber colocamos bancos por ese mismo valor de 10.000 euros y añadimos la fecha en la que se hizo la operación.
La estructura siempre será la misma; se empieza con la fecha, después iría el dinero, la cuenta, la «a» que indica que una cosa va a la otra, la otra cuenta y el dinero.
2. Libro mayor
En el libro mayor se registran las cuentas de todos los elementos patrimoniales. Para ello, el libro se divide en hojas y cada hoja estaría dedicada a una cuenta contable, donde se recogen todos los apuntes que afectan a esa cuenta concreta. Por ejemplo, una hoja estará dedicada a la cuenta de «caja», otra a la de «bancos», otra a la de «terrenos», etc.
De esta forma, el libro mayor recoge en estas hojas todos los movimientos que se registran en el libro diario.
La estructura sería muy similar, ya que cada página del libro mayor tiene dos columnas, la de la izquierda que se denomina «Debe» y la de la derecha «Haber», que coinciden con las del libro diario; es decir, un apunte en el «Debe» en el libro diario se recoge también en el «Debe» de la cuenta correspondiente del libro mayor.
A diferencia del libro diario, el libro mayor no es obligatorio presentarlo, sin embargo, sí que es aconsejable realizarlo para tener un mayor control de la situación de la empresa.
Asientos contables del libro mayor
Si nos basamos en las cuentas del ejemplo del libro diario, al pasarlas al libro mayor tendríamos 4 hojas distintas, una dedicada a bancos, otra a caja, otra a existencias y otra a terrenos.
Por ejemplo, en la hoja de bancos, en el debe colocaríamos los debes del libro diario dedicados a bancos que en este caso son los 300 euros que se ingresan y en el haber colocamos los haberes del libro diario que sería en este caso los 10.000 euros que utilizamos para la compra del terreno. En la hoja de caja, en él debe no colocaríamos nada ya que no tenemos ningún debe en el libro diario y en el haber colocamos los dos que hay, el primero por un valor de 300 € y el segundo por un valor de 1.000 €
Y asi seguiríamos haciendo el mismo proceso con la cuenta de existencias en la que colocamos en él debe los 1.000 € que aparecen en el libro diario y con la cuenta de terrenos que tambien colocamos en el debe los 10.000 € que aparecen.
