Organigrama
Video explicativo: El organigrama de una empresa y su clasificación
¿Qué es el organigrama de una empresa?
Un organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de la empresa, que muestra las distintas unidades organizativas y las relaciones que existen entre ellas, comprendiendo rápidamente y a simple vista las relaciones y dependencias jerárquicas que existen entre los distintos departamentos y grupos de actividades de la empresa.
El organigrama por tanto, esquematiza la estructura de la empresa, cumpliendo de esta forma una función informativa tanto para los trabajadores de la propia empresa como para las personas y entidades externas que tienen un cierto interés en la compañía. Por tanto cuenta con dos funciones principales:
- Sirven para comunicar a los distintos integrantes de la empresa, su posición dentro de ella y sus relaciones de dependencia.
- Es útil como carta de presentación ante el exterior, ya que sirve para que entidades o personas ajenas a la empresa descubran a las personas encargadas en cada ámbito de la organización
Eso sí, para cumplir con estas dos funciones, un organigrama debe reunir 3 requisitos imprescindibles:
- Exactitud. Debe reflejar fielmente y sin errores la estructura de la organización que representa.
- Actualización. Como las organizaciones cambian a lo largo del tiempo, el organigrama debe actualizarse periódicamente para recoger los últimos cambios de la estructura de la empresa.
- Claridad y sencillez. Tiene que ser fácilmente comprensible por las personas que lo van a utilizar.
En la actualidad hay numerosos esquemas que pueden llevar a cabo las empresas para elaborar un organigrama. Ahora bien, como cada empresa es un mundo, se deben conocer los tipos de organigramas que existen, su clasificación y las características que tienen cada uno para ver cuál se adapta mejor a la situación o intención de la empresa.
Características de un organigrama
Las principales características de un organigrama son las siguientes:
- Representa la estructura organizacional de una empresa.
- Muestra los distintos niveles de autoridad y jerarquía que existe dentro de una organización.
- Las diferentes divisiones están unidas por flechas direccionales.
- Ayuda a comprender la comunicación dentro de una organización.
- Hace hincapié en la organización formal de la empresa dejando de lado la organización informal.
Vistas las características, los organigramas pueden ser clasificados en función de diversos criterios, como pueden ser:
Tipos de organigramas por su finalidad
En este caso el objetivo es conocer la finalidad que persigue la empresa con la elaboración del organigrama. Sabiendo qué queremos representar podremos elegir el más adecuado.
Organigrama analítico
El fin es conocer los procesos de la empresa. Normalmente se representa por una serie de cuadros conectados por flechas que indican la dirección a seguir. Por ejemplo, un proceso de compras estaría formado por un cuadro de recepción en almacén, otro de gestión del albarán, gestión de facturas y pago de estas al vencimiento. Al fin y al cabo se estudian aquellos aspectos relacionados con el comportamiento organizacional, por lo que se dirige exclusivamente a personas que poseen los conocimientos necesarios.
Organigrama informativo
En este caso se busca ofrecer información organizacional a personas externas a la empresa. Este tipo de organigrama es muy habitual encontrarlo en la página web de una compañía grande. Deben ser visualmente sencillos ya que su principal finalidad es enseñar al exterior los diferentes puestos de trabajo de la compañía.
Organigrama formal
Representan el modelo de funcionamiento planificado de una empresa y requieren de aprobación previa. Es decir, un organigrama será considerado organigrama formal cuando haya sido aprobado por la dirección de la empresa.
Organigrama informal
En este caso es lo contrario al organigrama formal, es decir un organigrama será considerado informal cuando no haya sido aprobado por la dirección de la empresa.
Tipos de organigrama según su organización
Dependiendo de la organización de la empresa podemos distinguir tres tipos:
Organigrama jerárquico
Este es el más común y es perfecto para empresas que busquen una estructura de control o de poder en forma de pirámide es decir de arriba a abajo. Este diseño va a facilitar la comunicación entre superior y subordinado, sin embargo cuenta con el inconveniente de ser más rígido a la hora de definir las funciones de cada trabajador.
Organigrama matricial
Esta estructura va a combinar distribuciones verticales y horizontales creando de esta manera relaciones entre departamentos diferentes. Por un lado, los puestos de trabajo y departamentos se dividen según las funciones que realicen y, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. Su capacidad de incluir estas relaciones interdepartamentales hace que sea un tipo de organigrama muy positivo para el desarrollo de proyectos conjuntos, no obstante también puede llegar a generar confusión a la hora de gestionar responsabilidades.
Organigrama plano
Esta estructura no cuenta con niveles medios de gestión, es decir desaparecen los cargos de mandos intermedios, dejando solo dos roles dentro de la empresa; los directivos y los empleados. Supone una relación mucho más directa, proporcionando una mayor autonomía a los trabajadores.
Tipos de organigramas por la forma de presentación
En este caso se clasifican en función de cómo se representan. Los más relevantes serían:
Organigrama vertical
En él se representan las partes de arriba hacia abajo y de forma jerárquica. De esta forma, aquellos con mayor autoridad, es decir los miembros que conforman la dirección de la empresa estarán en la cima del organigrama.
Organigrama horizontal
En estos casos, no se busca mostrar la autoridad de las personas sino las relaciones que existen entre ellas. Por eso se representan de izquierda a derecha, lo que provoca que todos tengan el mismo nivel jerárquico.
Organigrama mixto
El organigrama mixto es una mezcla del organigrama horizontal y el vertical. Parte de un área principal que actúa como líder de la empresa y se despliega de arriba hacia abajo con las diferentes áreas. De forma horizontal se despliegan los departamentos que componen cada área. Este tipo de organigrama es común en organizaciones de gran tamaño, con elevado número de empleados y divisiones.
Organigrama circular
En él se representan las partes por medio de círculos concéntricos. En el centro se colocará la dirección general y a su alrededor las diferentes direcciones funcionales. Esto facilita una visión global y sencilla de la empresa.
Organigrama de bloque
Similar al organigrama vertical pero con la diferencia de que la representación se lleva a cabo a través de bloques conformando un gráfico con forma de pirámide.
Organigrama escalar
Se utilizan las sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
Tipos de organigramas por su naturaleza
Este criterio hace referencia a la organización de la cual emana, conforme a este se pueden distinguir tres tipos.
Organigrama microadministrativo
Es aquel que posee la visión general de una sola empresa.
Organigrama macroadministrativo
En este caso se incluye información relacionada con más de una empresa.
Organigrama mesoadministrativo
En este tipo de organigrama se incluye información de todas las empresas que forman parte de un sector. Debido a su magnitud no se suele elaborar por las empresas privadas pero si por las instituciones. Su uso sirve para visualizar un ramo específico de actividad
Tipos de organigrama por su ámbito
Estos organigramas, se centran en el entorno donde se llevan a cabo las labores de una organización. Se dividen en dos tipos:
Organigrama general
Es aquella que muestra detalles más genéricos de la organización de una empresa. Siempre a un nivel jerárquico general sin meterse en muchos más detalles o relaciones internas.
Organigrama específico
Es aquella que demuestra de forma detallada la estructura que compone un área determinada, por ejemplo, el organigrama del departamento de marketing. Es decir, se centran en mostrar un área muy concreta de la empresa.
Tipos de organigrama por su contenido
En este caso se clasifican según la información que contengan. De esta forma, se dividen en tres tipos:
Organigrama integral
Es aquel organigrama que muestra todas las representaciones que componen las unidades administrativas de una organización. Además, señalan la relación jerárquica entre las unidades, generalmente, a través de números. Los organigramas generales e integrales son equivalentes.
Organigrama funcional
Este tipo de organigrama además de representar la estructura organizacional de la empresa, indica las funciones que debe cumplir cada departamento. Esto permite dividir el trabajo de una manera eficiente y evitar confusiones durante la división de tareas. Además, facilita la comunicación dentro de la empresa y ayuda a los empleados a saber cuál es su rol.
Organigrama de puestos, plazas o unidades
En él se representan todos los puestos de trabajo con los que cuenta una compañía para su buen funcionamiento.
Ventajas de tener un organigrama
Una vez visto los diferentes organigramas que existen, la empresa debe elegir cual de todos se adapta mejor a sus circunstancias. Es bueno que elaboren al menos uno de ellos ya que todos cuentan con los siguientes beneficios:
- Fija un rumbo claro a la organización
La elaboración de un organigrama ayuda a definir mejor los objetivos generales y concretos de cada departamento, y además permite hacer un seguimiento de cómo estos se están llevando a cabo pues se podrá seguir en todo momento el hilo de acciones.
- Transparencia en la proyección profesional
Para los trabajadores, un organigrama aporta claridad en su camino de ascenso dentro de la compañía. Esto puede motivar al trabajador a querer escalar por el organigrama ya que deja de ser una idea abstracta y se convierte en un objetivo real.
- Entendimiento de la organización
El organigrama muestra la cadena de mando y define cómo se deben llevar a cabo las relaciones dentro de los departamentos.
- Fácil coordinación entre los equipos
Una de las mayores ventajas de contar con un organigrama es el poder dividir y repartir las distintas tareas entre los distintos empleados, de más grandes y generales a más pequeñas y específicas, convirtiéndolas así en objetivos accionables que ayudarán al crecimiento y los beneficios de toda la compañía.
- Detección de errores
Confeccionar un organigrama permite detectar posibles fallos en la estructura organizacional de la empresa. Al detectar estos fallos podremos corregirlos y de esta manera optimizar las funciones de cada trabajador.
Por ejemplo, puede que dos personas tengan el mismo rol y no se hayan dado cuenta al no tener una clara visión de quién hace cada cosa.
- Mejora la comunicación
El organigrama es una herramienta perfecta para el área de recursos humanos ya que a través de su modificación se pueden realizar ajustes que faciliten la comunicación entre empleados y equipos mejorando de esta forma los sistemas de trabajo.
